Open Organisatie Definitie

De definitie van een Open Organisatie 

Inleiding

Openheid wordt steeds belangrijker in de manier waarop teams van allerlei groottes samenwerken om hun gedeelde doelen te bereiken. Vandaag de dag omarmen de meest vooruitstrevende organisaties - ongeacht hun missie - openheid als een noodzakelijke richting tot succes. Ze hebben ingezien dat openheid kan leiden tot:

  • Grotere flexibiliteit: Teamleden zijn beter in staat om samen te werken en aan gedeelde doelen te werken;
  • Snellere innovatie: Ideeën van zowel binnen als buiten de organisatie krijgen meer aandacht en er kan snel worden geëxperimenteerd;
  • Verhoogde betrokkenheid: Teamleden zien duidelijk verbanden tussen hun specifieke activiteiten en de gezamenlijke waarden, missie en visie van een organisatie.

Maar openheid staat niet vast. Openheid is veelzijdig. Openheid wordt betwist.

Hoewel elke organisatie anders is - en daarom elk voorbeeld van een open organisatie uniek is - geloven we dat de volgende vijf kenmerken in de meeste contexten de basisvoorwaarden voor openheid zijn:

  • Transparantie
  • Inclusiviteit
  • Flexibiliteit
  • Samenwerking
  • Community

Kenmerken van een open organisatie

Open organisaties hebben vele vormen. Hun grootte, samenstellingen en missies variëren. De benoemde vijf kenmerken zijn echter dé kenmerken voor elke open organisatie.

In de praktijk is in elke open organisatie waarschijnlijk een ander beeld van wat de definitie is van elk van deze kenmerken. Bovendien zullen sommige organisaties die zichzelf niet beschouwen als open organisaties, toch enkele van deze kenmerken omarmen. Echter, volledig open organisaties omarmen deze kenmerken in zijn geheel en combineren deze kenmerken tot een krachtig en productief geheel.

Dit feit maakt het uitleggen van een van de kenmerken lastig zonder te verwijzen naar de andere kenmerken.

Transparantie

In open organisaties heerst transparantie. Zoveel als mogelijk (en raadzaam) onder toepasselijke wetgeving, werken open organisaties om hun gegevens en andere materialen gemakkelijk toegankelijk te maken voor zowel interne als externe deelnemers; ze zijn toegankelijk voor elke deelnemer om deze indien nodig te herzien (zie ook inclusiviteit). Beslissingen zijn transparant in de mate dat alle betrokkenen de processen en argumenten begrijpen die tot de beslissing hebben geleid; De beslissingen kunnen door evaluatie worden herzien (zie ook samenwerking). Werk is transparant in de mate dat een betrokkene de voortgang van een project gedurende zijn ontwikkeling kan volgen en beoordelen; het werk staat open voor waarneming en eventuele herziening indien benodigd (zie ook flexabiliteit).

In open organisaties ziet transparantie er als volgt uit:

  • Iedereen die aan een project of initiatief werkt, heeft standaard toegang tot alle relevante materialen.

  • Mensen openbaren graag hun werk, laten betrokkenen participeren aan projecten, voordat deze projecten voltooid en/of definitief zijn en reageren positief op de verzoeken om aanvullende informatie.

  • Mensen voor wie beslissingen worden genomen, kunnen toegang krijgen tot de processen en argumenten die tot deze beslissingen leiden. Ze kunnen hierop feedback geven welke wordt gebruikt om een beslissing te evalueren, en indien nodig, te herzien

  • Leiders moedigen anderen aan om verhalen te vertellen over zowel hun falen als hun successen zonder dat zij angst te hebben dat deze verhalen negatieve consequenties hebben..

  • Mensen waarderen zowel succes als falen om hiervan te leren.

  • De gestelde doelen zijn openbaar en expliciet gemaakt. De mensen die aan projecten werken, bepalen continu duidelijk hun rollen inclusief de verantwoordelijkheden die hier bij horen, om de verantwoordelijkheid van de organisatie te verbeteren.

Inclusiviteit

Open organisaties zijn inclusief. Ze verwelkomen niet alleen diverse standpunten, maar implementeren ook specifieke mechanismen om op welk moment dan ook het dialoog te kunnen voeren op basis van meerdere invalshoeken. Geïnteresseerde partijen en nieuwkomers kunnen starten met het assisteren van de organisatie zonder expliciete toestemming te vragen aan alle betrokken partijen (zie ook samenwerking). De protocollen en procedures voor deelname zijn duidelijk (zie ook transparantie) en werken op basis van afgesproken (gemeenschappelijke) normen.

In open organisaties ziet inclusiviteit er als volgt uit:

  • Technische middelen en sociale normen voor het aanmoedigen van verschillende standpunten zijn gerenommeerd en vanzelfsprekend.

  • De organisatie beschikt over meerdere middelen en/of methoden voor het ontvangen van feedback, zodat zij tegemoet kunnen komen aan de voorkeuren van mensen.

  • Leiders beoordelen en reageren regelmatig op de feedback die ze ontvangen en ontwikkelen een cultuur die een frequente dialoog over deze feedback aanmoedigt.

  • Leiders beoordelen en reageren regelmatig op de feedback die ze ontvangen en ontwikkelen een cultuur die een frequente dialoog over deze feedback aanmoedigt.

  • Leiders zijn zich bewust van meningen die niet in de dialoog aanwezig zijn en proberen deze actief op te zoeken of deze meningen mee te nemen in de dialoog.

  • Mensen voelen zich verplicht om hun mening te geven over zaken die relevant zijn voor hun werk of over zaken waar ze gepassioneerd over zijn.

  • Mensen werken transparant en delen materiaal via gemeenschappelijk afgesproken standaarden en/of afgesproken platforms. Deze platforms dienen zowel gemakkelijk toegankelijk te zijn voor anderen, alsmede de mogelijkheid bieden om wijzigingen aan te brengen.

Flexibiliteit

Open organisaties zijn flexibele en elastische organisaties. Organisatorisch beleid en technische hulpmiddelen zorgen ervoor dat zowel positieve als negatieve feedback een positief effect hebben op de werking van de organisatie; deelnemers kunnen de omstandigheden waaronder ze werken controleren en waar mogelijk wijzigen. Ze rapporteren frequent en uitvoerig over de resultaten van hun inspanningen (zie ook transparantie) en stellen eventuele aanpassingen van collectieve acties voor op basis van beoordelingen van deze resultaten. Op deze manier zijn open organisaties volledig gericht op continue betrokkenheid en continu leren.

In open organisaties ziet flexibiliteit er als volgt uit:

  • Het kunnen geven van feedback is toegankelijk voor zowel betrokkenen binnen de organisatie als voor externe betrokkenen, welke suggesties kunnen doen.

  • Het geven van feedback wordt aangemoedigd om, indien nodig, betrokkenen elkaar onderling te ondersteunen zonder dat er toezicht benodigd is van een leidinggevende.

  • Leiders werken eraan om ervoor te zorgen dat feedback daadwerkelijk van invloed zijn op de manier waarop mensen in de organisatie werken.

  • Processen voor collectieve probleemoplossing, gezamenlijke besluitvorming en continu leren zijn aanwezig, en de organisatie beloont zowel persoonlijk- als teamleren om de groeimentaliteit te versterken.

  • Mensen proberen de context te begrijpen bij de wijzigingen die ze aanbrengen of ervaren.

  • Mensen zijn niet bang om fouten te maken, maar projecten en teams gaan makkelijk om met het aanpassen van hun reeds bestaande werk om herhaalde mislukkingen te voorkomen.

Samenwerking

Werken in een open organisatie omvat standaard het werken met meerdere partijen. Deelnemers zijn van mening dat gezamenlijk werk betere (effectievere en duurzamere) resultaten opleveren en streven er naar anderen te betrekken bij hun inspanningen (zie ook inclusiviteit). Producten ontwikkeld in open organisaties geven extra verbeteringen, zelfs door degenen die niet bij de organisatie zijn aangesloten (zie ook flexibiliteit).

In open organisaties ziet samenwerking er als volgt uit:

  • Mensen geloven dat samenwerken betere resultaten oplevert.

  • Mensen hebben de neiging om vanaf de start samen te werken, in plaats van samenwerking pas toe te voegen nadat afzonderlijke onderdelen van het werk zijn voltooid.

  • Mensen zijn geneigd om partners buiten hun directe teams te betrekken bij het uitvoeren van nieuwe projecten.

  • Gezamenlijk geproduceerd resultaat is gemakkelijk intern beschikbaar voor anderen, welke hieraan verder kunnen werken.

  • Gezamenlijk geproduceerd resultaat is extern beschikbaar voor personen buiten de organisatie om – op mogelijk onvoorziene manieren – te gebruiken.

  • Mensen kunnen eenvoudig deelnemen aan en feedback geven op het werk, en zijn ten alle tijden welkom om dit te doen.

Community

Open organisaties zijn gemeenschappelijk. Gedeelde waarden in open organisaties helpen de grenzen en voorwaarden voor deelname van de organisatie te bepalen. De kernwaarden van de organisatie zijn duidelijk, maar zijn ook onderhevig aan voortdurende herziening en bevorderen het definiëren van omstandigheden voor het succes of falen van een organisatie (zie ook flexibiliteit).

In open organisaties ziet gemeenschap er als volgt uit:

  • Gedeelde waarden en principes welke beslissings- en beoordelingsprocessen ondersteunen, zijn duidelijk en voor de hand liggend voor alle betrokkenen.

  • Mensen hebben de juiste middelen en zijn gemachtigd om zinvolle bijdragen te leveren aan gezamenlijke werkzaamheden.

  • Leiders begeleiden anderen, en tonen sterke verantwoordelijkheid tegenover het team door gedeelde waarden en principes te stimuleren.

  • Mensen snappen elkaar en werken samen om ervoor te zorgen dat ideeën niet verloren gaan door perceptieverschillen, en ze vinden het prettig om hun kennis te delen om het werk van het team te bevorderen.

Revision History

Versie 2.0-NL Bijgewerkt januari 2019 Geert Booster, Sailboard

License

Attribution-ShareAlike 4.0 International 
Sailboard heeft versie 2.0 (April 2017), welke door The Open Organization Ambassadors (Opensource.com) in de Engelse taal is gepubliceerd, vertaald en aangepast.

Copyright Sailboard 2020. Except where otherwise noted, content on this site is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International license.
Website: Lucians